ワークスモバイルジャパン公式ブログ

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ビジネス版LINE 「Works Mobile」 の公式ブログです。

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お客様の声

福島県郡山市で、通信キャリアの回線開通など電気通信設備工事を手がける株式会社フォースネット様にWorks Mobileの活用事例をうかがいました。フォースネット様では、現場作業員との連絡や作業報告、作業員への情報通知などにWorks Mobileを活用しています。代表取締役 安田直弘さん、マネージャー 安田さゆりさん、工事課 課長 鈴木貴志さんにお話をうかがいました。
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効率優先の現場との連絡に、メールや電話は不向き
回線工事の現場では、お客様宅内などの現場に到着した際の「入館連絡」や、作業終了時の「退館連絡」、開通前の現地調査を行った際の「現調報告」など、さまざまな報告のルールがあります。フォースネット様では、Works Mobile導入前はこれらの報告を主に電話で行っていましたが、受ける側が常に電話に出られるわけではありません。相手が出ない場合には現場の待ち時間が長くなり、作業時間が長引くことにつながっていました。また、通信機器や配線の状態などをその場で写真に撮って報告する際は、撮った写真をメールで送るために、一度PCを起動して携帯の写真を読み込み、メールで添付して送る・・・という作業を都度行う必要がありました。お客様宅での作業は、一刻も早く終わらせることが求められるにもかかわらず、手間がかかって本来やるべき作業をスムーズに進められませんでした。

やむを得ずLINEを限定的に利用
LINEを業務で使うことは、情報漏えいなどのリスクが心配なので、極力避けていたというフォースネット様。当初は電話や携帯メール、SMSなどで連絡していたものの、やはり写真を送ってすぐに見られないのが不便で、やむを得ずLINEを利用し始めたとのこと。会社のグループを作成し、事務連絡などを行っていたそうですが、機密情報は扱わないようにルールを決めていました。そのため、作業連絡や報告など業務上の重要なコミュニケーションは、引き続き電話やメールで行わざるを得ない状況でした。

現場での待ち時間が減った
工事の発注元企業からの勧めでWorks Mobileを導入したフォースネット様。現場での作業効率が重要な工事作業を多く請け負うという仕事柄、導入後の効果で一番大きかったのは、「現場での待ち時間が減った」という点でした。導入以前は、入館した作業員が電話で事務所に連絡したり、キャリアの携帯メールから事務所の社員にEメールを送るなどしていたため、「電話に出られない」「メールが来たことに気づかない」ことがあると、作業員は現場で返事を待つことになります。そのため、「メールを送りました」とLINEで連絡が来て、PCでメールをチェックする、ということもしばしば。Works Mobileのトークを使うと、相手の状況に関係なく連絡をすることができ、スマホやPCに通知が届くため、リアルタイムに対応することができます。現場での待ち時間が減り、本来やるべき作業にスムーズに集中できるようになったことで、より無駄のないスムーズな働き方ができるようになりました。

P1030205(左)代表取締役 安田直弘さん (右)マネージャー 安田さゆりさん

「既読確認」機能で元請け会社からの情報周知が大幅に効率化、スピードも速まった
「Works Mobileは素晴らしいアプリです。特に”既読確認”が素晴らしい」と語る安田さゆりさん。既読確認機能が特に威力を発揮するのは、工事の発注元企業から事故の事例があった場合などに行われる、注意喚起の周知だと言います。元請け会社から各作業員にメールが送られ、決められた期限内に全員が内容を確認したことを報告する義務があるため、全作業員への周知徹底が必要になります。

「事故事例の通知が来た場合は、通知があったことをLINEのグループトークで全員に連絡していました。しかし、LINEでは既読の人数は分かっても、誰が読んでいて、誰が読んでいないのかがわからない。結局、全員が既読になるまで、返事のないメンバーに個別に連絡するため、時間も手間もかかっていました」

Works Mobileでは、グループトークでも既読の人数だけでなく、誰が読んでいないかを把握することができます。Works Mobile導入後は「周知の部屋」というトークルームを作り、通知があった場合は一斉に連絡するようにしました。その結果、未読のメンバーにピンポイントに連絡できるようになり、情報通知の手間が減って確実になり、速くなったということです。

回線番号のラベルを写真に撮って、トークで送信。時間短縮になり、ミスも減った。
フォースネット様では、この他にもユニークな使い方をされていらっしゃいます。たとえば、回線開通の作業を行う際には、開通後に必ず回線番号を書いたタグやラベルを機器やケーブルに貼ります。回線番号は、回線のトラブルなどがあった場合に、原因を特定するために大事な情報なので、間違いは許されません。以前は電話で事務所と読み合わせを行い、チェックを行っていたそうですが、口頭での確認は時間もかかる上、聞き間違いが起こる可能性もあります。そこで、貼り付けたラベルをスマホで写真に撮り、トークで送って目視で確認するようになったところ、時間が短縮され、間違いも減るようになりました。

P1030215(移動中の車内などでも簡単にやり取りができる)

効率性と安全性の両立が求められる現場で、作業の効率化とスピードアップを実現されたフォースネット様。今後は、現地調査の報告などをより簡単にできるような機能拡充に期待しているということでした。

Works Mobileはこのように、これまでITが活用しづらかった現場でも威力を発揮します。
今回の記事をお読みになって、Works Mobileを試してみたいという方は、是非、30日間の無料トライアルをご利用ください。

30日間の無料トライアルは弊社認定パートナー企業様へお問い合わせをいただくか、弊社ウェブサイトより直接お申込みいただくこともできます。

アップデート情報

ビジネスにおいては、メーリングリストを使って外部の人にメールを送信するケースが多々あります。例えば、お問い合わせ対応用のメーリングリストでお客さまに返答したり、メールマガジン用のメーリングリストを使って、メルマガを見込み顧客に送信したり。通常、これらのケースでは、複数のメンバーが一つのチームとして業務に対応している場合が多いので、個々のメールアドレスではなく、チームの代表メーリングリストを使ってメールを送信します。そこで問題になるのが、メーリングリストによるメールの送受信です。メーリングリストを使ってメールを送受信するためにメーラーを切り替えたり、設定を切り替える必要がある場合は、大変な手間とコストですよね。今月、12月8日にリリースされたWorks Mobileのアップデートでは、メーリングリストによるメール送信機能が追加されました。この機能を使えば、メーリングリストを使ったメール送受信時のこれら手間とコストから開放されます。

本機能では、メーラーや設定を切り替えることなく、メーリングリストを使ってメールを送受信できます。使い方は簡単です。メール作成時に、送信元アドレスでメーリングリストを選択してメールを送信するだけです。また、メーリングリストを使って送信した場合、送信したメールはメーリングリストに含まれる他のメンバーにもBCCで送信されます。このため、どのメンバーがメールを送信してもメンバー全員が送信したメールの内容を把握することが可能です。
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尚、送信元でメーリングリストを選択するためには、あらかじめ管理者またはグループの管理権限を有しているグループマスターのメンバーが、メーリングリストを送信元アドレスとして使用することを許可する必要があります(特定のメンバーだけが送信元アドレスにメーリングリストを使えるようにすることもできます)。

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Works Mobileを使えば、メーリングリストを使ったコミュニケーションも手間とコストをかけずに実現できます。

アップデート情報

時間をかけ、何度も何度も書き直して、やっとの思いで書いた新製品の情報をメールや掲示版で共有したけど、社内のメンバーに製品の魅力をあまり理解してもらえず、がっかりした。そこで、実際に製品を見てもらったところ、みんなが瞬時に製品の魅力を理解してくれて、さらにへこんでしまった・・・なんてことはありませんか?百聞は一見にしかずではないですが、何時間もかけて書き上げた文章よりも、実際に現物を見てもらったほうが、情報を伝えやすい場合もあります。こんな時は、情報共有に動画を使うと便利です。

今月、12月8日にリリースしたWorks Mobileのアップデートにより、ホーム(掲示板)の投稿でiframeが利用できるようになりました。
 
iframeは動画をHTML文章に埋め込むことができるHTMLのコードです。YouTubeの動画を共有する際に、「埋め込みコード」を選択すると表示される ” <iframe〜” で始まるコードがiframeのコードになります。このコードをWorks Mobileのホームの投稿に使うと、投稿内で動画を再生することができます。

使い方は簡単です。ホームの投稿作成時に「HTML」を選択します。ここに挿入したい動画のiframeのコードを挿入して投稿するだけです(注意:現在、Works MobileではYouTubeの動画でのみ動作を確認しております。iframeのコードによっては、動作しない場合があります)。投稿した動画は、PCでもモバイルでも再生することができます。
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以下のような情報は、動画を活用すると、より効果的です。
 
・接客などのロールプレイング
・社内研修
・製品のデモンストレーション
・故障、不具合状況の報告

何時間もかけて書き上げた製品の説明も、動画を使えば1分で説明できてしまうかもしれません。Works Mobileのホームで動画を活用することで、ムダを削減し、より効果が高く、スピーディーな情報共有を実現することができます。