LINE WORKS 公式ブログ(旧)

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モバイル・メッセンジャー中心の企業用コミュニケーション&コラボレーションサービス
「ビジネス版LINE」LINE WORKS の公式ブログです。

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※Works Mobileは2017年2月よりLINE WORKSにサービス名称を変更しました。

スマホやタブレットを導入したが、どう活用してよいか分からない。スマホやタブレットを活用して業務の生産性や効率向上を図りたい。このような課題や悩みを抱えている企業様は、9月29日（木）に開催される「モバイル活用支援フォーラム2016 Autumn」で、スマホ・タブレット活用のヒントが見つかるかもしれません。

本フォーラムでは、スマホやタブレットを使ったワークスタイル変革の最新トレンドや活用現場について紹介します。また、弊社執行役員でありプロダクト・セールスサポート統括の萩原が「ビジネス版LINE「Works Mobile」で業務スピードを大幅アップさせる方法とは（仮）」というテーマで講演予定です。是非、本講演を通して、Works Mobileが、どのようにスマホ活用と業務の効率向上に役立つかを実感してみてください。

■モバイル活用支援フォーラム2016 Autumn開催概要
日時：2016年9月29日（木）13:00 – 17:25
場所：東京コンフォレンスセンター・品川 大ホールA
講演者：ワークスモバイルジャパン 執行役員 プロダクト・セールスサポート統括　萩原 雅裕
講演テーマ：ビジネス版LINE「Works Mobile」で業務スピードを大幅アップさせる方法とは（仮）
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「モバイル活用支援フォーラム2016 Autumn」は無料で参加できます。本フォーラムは事前登録制となりますので、上記開催概要の「詳細」に記載されたリンク先より事前に登録の上、ご参加ください。

Works Mobileをお使いでなく、講演前にもっとWorks Mobileのことを知りたいという方は、ワークスモバイル公式サイトをご覧ください。

また、Works Mobileを実際に試してみたいという方は、30日間の無料トライアルを提供しております。無料トライアルは弊社認定パートナー企業様へお問い合わせをいただくか、弊社ウェブサイトより直接お申込みいただくこともできます。
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新しい働きかたへのアイデア

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45f3fb22スマホやタブレットといったスマートデバイスが普及してから数年経ちますが、みなさんは職場で「BYOD(Bring Your Own Device)」という言葉を聞かれたことはありますか？今回はBYODの実態とそれがもたらす変化について少しご紹介したいと思います。

BYODとは？
BYODとは、個人で所有しているスマホなどを職場に持ち込み、それを業務で使用することを指しています。ちなみにこの言葉は、海外でレストランやパーティーなどにお酒を各自で持ち込む「BYOB(Bring Your Own Bottle)」が語源であると言われています。日本ではあまり馴染みのない言葉かもしれないですが、実はみなさんもバーベキューやホームパーティーなどにドリンクを持ち寄って、知らず知らずのうちに「BYOB」をされていたりしないですか？実はこれをダジャレのようにもじって、職場とスマートデバイスに置き換えたものが「BYOD」なんです。

BYODがもたらす変化
BYODで主に行われている作業としてメール対応、スケジュール管理、連絡先管理、文書閲覧などが挙げられますが、これらは企業や社員に様々な効果をもたらしていると言えます。その一部を以下にご紹介します。
 
  • 多様な働き方の可能性
  • 一昔前までは、決まった時間に決まった場所で業務を行うことが主流でしたが、BYODを導入し個人のスマートデバイスを利用することにより、時間や場所にとらわれることのない自由な働きかたの可能性が広がります。外出先でのメールチェック、営業資料の確認や共有、翌週のスケジュール管理などで利用することができ、スキマ時間の有効活用につながるだけでなく、移動時間、特に会社に戻る時間の削減にもなります。
  • 生産性向上
  • 企業側で選ばれて一方的に与えられたデバイスでは、社員が使いこなせるようになるために時間がかかる場合がありますよね？ BYODであれば、日頃使い慣れているスマホなどですぐに効率良く業務を行うことができ、作業時間の短縮にもなります。
  • コスト削減と満足度向上
  • 最初の2点は社員側の効果にフォーカスしていましたが、こちらは企業側のメリットになります。企業としてはBYODが進むことにより、高価な機器の購入代金や更新頻度を大幅に抑えられます。さらに上記で挙げたような作業時間の短縮が、社員の仕事に対する満足度を上げることにつながり、企業としては一石二鳥と言えるのではないでしょうか。
BYODのリスクとLINE WORKSを利用した対策
メリットが多そうなBYODですが、その反面、リスクへの対策が必要なこともまた、BYODの特徴であるといえるでしょう。例えばですが、数ヶ月前にやり取りした顧客情報が含まれたデータがスマホに残っていたりしませんか？取引先の連絡先が個人のアドレス帳に入っていて、誤操作で不適切なタイミングで取引先に電話してしまったことはありませんか？その他にも、パスコードをかけていないスマホを紛失してしまった場合の情報漏えいの可能性を少し想像しただけでも、BYODをためらってしまいそうですよね。

実は、これまでこのブログでも何度かご紹介してきたように、LINE WORKS ではBYODを前提としたセキュリティ機能がたくさん盛り込まれています。また、企業で安心して使えるセキュリティを強化するため、今後さらなる機能拡充も予定されています。次回は、LINE WORKS がBYODに対してどのような取り組みを行っているのか、ご紹介したいと思います。

参考記事：

LINE WORKSでは、LINEの楽しさ・便利さはそのままに、企業でも安心して使えるセキュリティや管理機能を備えたビジネスチャットを提供しています。
まだLINE WORKSをお使いでなく、もっとLINE WORKSのことを知りたいという方は、LINE WORKS公式サイトをご覧ください。

また、LINE WORKSを実際に試してみたいという方は、30日間の無料トライアルを提供しております。無料トライアルは弊社認定パートナー企業様へお問い合わせをいただくか、弊社ウェブサイトより直接お申込みいただくこともできます。
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#BYOD
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セキュリティもおまかせ

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「シャドーIT」という言葉をご存知でしょうか？ここ数年で耳にすることが増えてきたキーワードですが、今回はこの「シャドーIT」の実態について少しご紹介をしてみたいと思います。

シャドーITとは何か？
タブレットやスマートフォンの普及に伴い、企業で使われるITツールは、非常に数多くなりました。今やビジネスコミュニケーションに欠かせないものとなっているメールをはじめ、ファイル共有用のストレージや、スケジュールを管理するカレンダーなどのグループウェア、顧客管理や勘定系などの基幹系システム、社外向けのウェブサイトや営業用のカタログシステムなど、多岐にわたります。本社のIT担当部門が選定し、全社員が同じツールを使うことが一般的ですが、中にはIT部門の承認を得ずに、個人やグループ単位で別のツールを利用してしまうケースがあります。これを「シャドーIT」と呼びます。

最近では、LINEやFacebook、Twitterなど、本来個人がプライベートで使うSNSが業務連絡用に使われるケースが増えており、IT管理者にとっての悩みの種となっています。

シャドーITのリスク
では、シャドーITはなぜ問題となるのでしょうか？例えば個人向けのSNSを社員がスマホなどで業務に利用していた場合、次のようなリスクがあります。

  • • スマホ紛失・誤送信・情報の持ち出しによる顧客情報や機密情報の漏えいリスク
  • • アーカイブや操作ログが取れないため、セキュリティ事故発生時の追跡や、監査対応が不可能
  • • SNSで顧客と連絡していた場合は、社員の退職により、顧客リストや過去の履歴をそのまま持ち出されてしまうことによるビジネスリスク
  • • プライベートのツールを仕事で使うよう強制されることによる従業員の不満

シャドーITの実態
では実際にどんなシーンでシャドーITが利用されているのでしょうか？
ここでは、ワークスモバイルが実際にこれまで様々なお客様からお聞きした声をご紹介します。
※特定の企業の実態を指すものではなく、お聞きした内容をもとに編集しています。


ケース1：外勤営業が社内との連絡用にメッセンジャー利用
「商談中の価格や顧客情報を、無料の個人向けメッセンジャーで内勤の営業事務に連絡してます。その方が早いし、楽だから、うちのチームはみんなそうしてます！」

顧客訪問での宿題事項をすぐに対応したいという気持ちから、個人単位はもちろん、チームでグループを組んで個人用のメッセンジャーでやり取りしているというケースをよく耳にします。
外出や移動の多い営業マンにとっては、社内との連絡は電話やPCメールよりもメッセンジャーの方が早くて効率的だというのは、うなずける理由です。ですが、送信先のトークルームを間違えて、社外に情報が出てしまう可能性があります。また、万が一スマホを紛失してしまった場合、端末に残った顧客情報や価格情報が漏えいしてしまうリスクがあります。


ケース2：店舗スタッフが個人メールで本社との連絡
「店舗で備品が故障。自分のスマホで写真を撮って、そのままキャリアメールで本社に送信して状況報告しています。他に方法がありませんし・・・」

接客を行う店舗では、PCを開いてメールを確認する時間も場所も限られます。また、接客中に本社と頻繁に電話でやり取りするのも難しい。そんな中、すぐに対処が必要なトラブルが発生した場合は、仕方なく個人の携帯やスマホを使って対応しているというケースです。宛先を間違えて誤送信してしまうと情報漏えいにつながりますし、個人の携帯に企業の情報が残ってしまいます。また、店舗スタッフが個人のスマホやツールを使うことを当たり前に求められることに対し、現場からの不満の声も少なくありません。


ケース3：取引先とのファイル共有に無料の個人用ストレージを利用
「メールだと大きいファイルは送れないし、社外の人との共有フォルダを作成するには紙ベースの申請が必要で、できるまでに２週間かかる。いますぐ取引先に送らないと納期が遅れて顧客に迷惑をかけるので、仕方なくプライベートで使っている無料のインターネットストレージに資料をアップして、先方に共有しています」

ファイルサイズが数MBを超えるとメールでデータが送れない。社外とのファイル共有の仕組みがないか、あっても申請が面倒で使っていない。だから結局、楽で簡単なインターネットのファイル共有を使ってしまう・・・。このケースでも誤送信のリスクがあるのと同時に、インターネット上のファイルの公開設定を誤り、本人も意図せずインターネット上に機密情報が公開されていた、ということにもなりかねません。

いかがでしょうか？どれか一つは身に覚えのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

シャドーITのほとんどは悪意を持って使われているものではなく、業務上の必要があってやむを得ず使ってしまっている、というケースが多いものです。そのため、IT部門が全社ツールの利用を推進しても、100%防げるものとは限りません。ポイントは、いかにシャドーITと同じように便利で使いやすく、仕事の役に立つツールを会社として提供できるか、という点になります。

次回の【後編】では、こういったシャドーITのリスクをLINE WORKSを活用すると、どのように避けることができるのか、ご紹介します。


LINE WORKSでは、LINEの楽しさ・便利さはそのままに、企業でも安心して使えるセキュリティや管理機能を備えたビジネスチャットを提供しています。
まだLINE WORKSをお使いでなく、もっとLINE WORKSのことを知りたいという方は、LINE WORKS公式サイトをご覧ください。

また、LINE WORKSを実際に試してみたいという方は、30日間の無料トライアルを提供しております。無料トライアルは弊社認定パートナー企業様へお問い合わせをいただくか、弊社ウェブサイトより直接お申込みいただくこともできます。

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