LINE WORKS 公式ブログ(旧)

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気持ちがつたわる

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よりよい職場づくりには、社員同士のコミュニケーションの質を上げることが欠かせません。コミュニケーションの質をあげるために、職場におけるコミュニケーションを構造化し、課題と解決方法を考えてみました。


職場におけるコミュニケーションってなんだろう

職場におけるコミュニケーションは業務の生産性に直結します。しかし、一口にコミュニケーションとはいってもその種類は千差万別であり、その中で課題を発見することは容易なことではありません。人材・教育関連のコンサルタントを手がける株式会社アール・ティー・エフ 代表取締役の福田敦之氏によれば、「ヨコ・タテ・全社」の3つの流れに着目することが、社内コミュニケーションにおける問題発見を手助けすると言います。

「ヨコ」は、同期や同僚、職場内を指します。この流れが悪いと、重複作業や確認漏れによってチームとして仕事を進めていくスピードが鈍ったり、部門横断的なプロジェクトでは情報共有の不足により、プロジェクトが停滞するような事態に陥るかもしれません。

「タテ」は、上司・部下間、会社の経営陣と従業員間の関係を表します。この流れが滞ることで、問題発生時に組織としての対応が遅れることにも繋がりかねません。

最後の「全社」は、会社としての一体感に関わるものです。経営状況が悪化しているのに従業員の危機感が希薄だったり、コンプライアンスなどの重要事項を社員全員に正しく共有できていないようなケースが想定されます。


改善するためにできること

では、上記で述べた「ヨコ・タテ・全社」のコミュニケーションの流れを円滑にするにはどのような施策が考えられるでしょうか。

たとえば、「ヨコ」の改善としては、定期的な研修によって部門間や(主任や課長といった)同じ階層でのコミュニケーションを促進することや、より社員自身の意思を尊重した社内公募制度での人材のシャッフルが有効でしょう。

「タテ」のコミュニケーションは、重大なコンプライアンス違反などのリスクを防ぐために多くの企業が頭を悩ませている問題です。「下から上に意見を言いやすい」環境を作っていくことが対策のひとつとしてあげられ、社内SNSによって日常のコミュニケーションをより気軽なものにしようと取り組んでいる企業も多くあります。また、従業員へのアンケート調査、個別面談、チームでの昼食会などの定期イベントを作っていくことも有効かもしれません。

「全社」に関しては、地道できめ細かなコミュニケーションが求められます。最近ではICTを活用して全社的なコミュニケーションを活発化しようとする企業が増えています。例として、社長のメッセージは訓示のような従来の形式ではなく社内ブログを活用することでより親近感を持ってもらったり、グループウェアやビデオ会議システムを通じて、より効率的な情報共有を図る方法があげられます。


グループウェアが効果的

上記であげた改善方法のうち、グループウェアの活用は、社内コミュニケーションの改善に非常に効果的な方法だといえます。グループウェアにはさまざまな機能が搭載されており、「ヨコ・タテ・全社」それぞれのコミュニケーションでメリットがあります。

ヨコのコミュニケーション:外出が多く部内への情報共有を後回しにしがち
外出の多い営業部門などで発生しがちな課題として、情報共有が疎かになりがちなことがあげられます。そこで有効なのがグループウェアのチャット機能です。チャットはメールと違い、件名や過剰な挨拶を入力する必要がありません。モバイル端末を活用すれば、外出先からでも隙間時間を活用してチャットを送信することができ、情報の流通速度が劇的に改善することは間違いないでしょう。

タテのコミュニケーション:チームの状況が正しく把握できていない
チームリーダーやマネージャーが抱えがちな悩みです。営業部門と同様に、さまざまな予定に追われていることも多く、上司が今どこで何をしているのかわからないといったことは起こりがちです。そういったケースには、カレンダーの共有を行うだけで状況は大きく改善するでしょう。さらに、チャット機能を活用すれば上司と部下間の日常的なコミュニケーションのハードルをグッと下げることができます。それまで見えていなかった業務の課題や個人の悩みを把握するのに有効な方法だといえます。

全社的なコミュニケーション:全社への情報周知が行き渡らない
会社の規模が大きくなればなるほど課題となるのが全社への情報共有方法です。メールを使用したり、社内サイトに専用のページを立ち上げるのが一般的な方法です。しかし、メールは日常の連絡に埋もれて見逃され、専用の社内サイトは結局誰も見にこないように・・・といった問題は往々にして起こるものです。そこで有効なのが掲示板機能です。日常の業務コミュニケーションシステムとして活用するグループウェア上での情報共有に統一することで、社員の目に触れる機会が増え、見逃される心配も無くなるでしょう。

職場のコミュニケーションの質が低下すると、組織としての活力が失われます。これを機に、一度自社のコミュニケーションを構造化し、課題を分析してみてはいかがでしょうか。上記でご紹介したコミュニケーションの流れを理解することで、課題と改善策が見えてきます。その改善策としてグループウェアが有効であれば、導入もひとつの手かもしれませんね。

参考:

イベント

みなさん、こんにちは!

5月10日~12日の3日間、東京ビッグサイトで開催された「IT Week 2017 春~モバイル活用展~」 に出展しました。
コーポレートカラーを基調としたブースにサービスを体験できるタッチ&トライコーナーや事例、機能紹介などコンテンツを展示しました。
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各日ともたくさんの方がブースに立ち寄られ、タッチ&トライコーナーでデモを体験してみたり、ご質問を頂くなど、「LINE WORKS」への興味・関心を改めて実感しました。
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特に、情報システム部門の方々とお話する機会が多くあったのですが、
やはり皆さん同じ悩みを抱えていました。

会社で導入したツールがなかなか浸透されず、結局好きなツールを使ってしまったり、
個人のLINEアカウントを業務で頻繁に使っていたり…。
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こういう事態を防ぐためには根本的な解決が必要だと考えます。

「LINE WORKS」はLINEの使いやすさや画面を踏襲しているので誰でも簡単に扱うことができますし、会社が管理する環境の中で「LINE」ユーザーとやり取りをすることも可能ですので個人のチャットツールを業務で使う必要もなくなります。

更に、お客様自身が管理者となって「LINE WORKS」を管理できますので会社のセキュリティポリシーに合わせてきめ細やかな設定ができるので安心してご利用いただけると思います。

ブースではタッチ&トライコーナーのほか、ステージもご用意しておりまして、
「LINE WORKS」に関するよくある質問や、導入事例などをご紹介しました。

たくさんの方が足を止め、ステージ公演を聴いてくださいました。

(ステージ公演中の様子)

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まとめ

3日間ともに大盛況のうち、無事にIT Weekを終えることができました。 

IT Weekは「LINE WORKS」として初めての出展でしたが、3日間通してたくさんの方に「LINE WORKS」のことを知り、興味を持っていただけたと思います。 

今後も新しい働き方を提案し続けてまいります。

ブースに足を運んでいただいた皆様、誠にありがとうございました!

気持ちがつたわる

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全国に支社や店舗があり、なかなか面と向かって打ち合わせができない場合、または、営業や出張の多い業務で会社との主な連絡はメールだけといった場合、文面でのやりとりには限りがあり、社内でのコミュニケーションがうまくいかないことも多々あります。

しかし、本来業務を円滑に進めるためのコミュニケーションに頭を悩ませるのは、時間も労力ももったいないと感じるでしょう。面と向かって話せない、そんな状況でも、コミュニケーションのスキルを大幅に上げることができる簡単な方法を紹介します。

対面でのコミュニケーションに勝るものはないのか?

対面でのコミュニケーションには、表情やしぐさなどの視覚情報、言葉や声色などの聴覚情報のほか、嗅覚、触覚といったさまざまな要素があり、相手に情報を伝えやすいと考えられがち。一方、メールやチャットの場合、情報は文字のみに絞られるため、圧倒的に相手とのコミュニケーションが難しくなると考えている人も多いのではないでしょうか。

しかし、逆に考えれば、メールやチャットのほうが「文字のみの情報」に集中しやすいのです。情報量では対面でのコミュニケーションに劣るものの、相手に意図を伝えるうえでの効果は、どちらが上とは言い難く、文字のみであっても充分にコミュニケーションの向上を図れるといえます。

今回は、文章だけのやりとりでも相手に思い通りの意図をよりわかりやすく伝え、効果的にコミュニケーションを図るためのいくつかの方法を紹介します。

文章だから表現できる、効果的な方法

1.「あなた」の必要性を強調する
対面でのコミュニケーションが難しい方は、いつも出張も多く多忙であり、自分のデスクになかなか座っていられないケースが多いことでしょう。その場合、周りに業務を頼んだりヘルプを求める必要があります。

面と向かって頼む場合は、相手の表情を見ながら、こちらの姿勢や声色でカバーできますが、メールやチャットといった文章ではつい簡素になりがちです。しかし、このようなケースでも、頼み方ひとつで受け取る側の印象はまったく異なります。

例として、あなたが以下の二通りの仕事を頼まれた場合、どちらを優先しようとするでしょうか?

Aさん:「この資料、もうちょっとなんとかなりませんか? コメント入れておいたところを修正してほしいです」

Bさん:「○○さん(あなた)の参画しているプロジェクトのこの資料、コメントの箇所を直してくれますか? ここだけ直していただければ、この件もうまくまとまりそうです」

もちろん、後者のBさんの頼みを優先しようとするでしょう。どちらも資料の修正を要求しているにもかかわらずそう感じるのは、大きく分けて二つの要素が働いています。

ひとつは、言葉全体の選び方です。Aさんは資料のできあがりに対して批判的です。一方、Bさんは同じように資料の修正を求めてはいますが、「直してほしいのはここだけ」「これが直れば、プロジェクトはうまくまとまる」と、依頼内容と目的達成がより近くなるように表現しています。同じ内容であっても、先行きがわからないものよりもゴールが明確であるほうが、取りかかりやすいのです。

もうひとつは、主語の選び方です。Aさんの依頼は「この資料」「私(Aさん)」が主語になっています。メッセージを受け取る側は、「私(Aさん)がこう思っている」ことに対して、付き合わされている印象を受けます。しかし、Bさんの依頼は「○○さん(あなた)」を主語に使っています。これにより、「(自分の参加している)プロジェクトをうまくまとめる」という目的が明確になり、業務と自分の関わりを意識できるようになります。

対面で話している時は意識しにくいことも、メールやチャットといった、ある程度自分の言葉を精査して発信した場合、細かなニュアンスによる効果的な文章表現を意識的に使うことができます。

2.:個人的な内容で「特別感」を演出
頼まれる側(前項目の「あなた(○○さん)」)を強調するほか、依頼内容が個人に向けたものか、大多数に向けたものかによっても、受け取り側の印象は異なります。
ここでもひとつ例を挙げてみましょう。

a.   デスクに、「業務連絡」として来週の会議日程のプリントが置かれている

b. aのプリントに、「佐藤より」と差出人の名前が書かれた付箋が貼ってある

c. aのプリントに、「○○さんに関連する来週の会議日程です。佐藤より」と書かれた付箋が貼ってある

上記の三項目のうち、cがもっとも個人的な依頼です。
aのみの情報の場合、もしかしたらプリントの内容すら見ない人もいるかもしれません。内容を読んだとしても、受け取る側がさまざまな業務を抱えている場合、「どの案件のことだろう」と考え、記載されている会議に自分が「なぜ参加しないといけないのか」を考えるところから始めなければなりません。

しかし、bの場合少なくとも差出人が明確であり、「佐藤さんといえば、あの案件だろうか」と差出人と依頼内容の関連を考えるでしょう。依頼内容が不明な場合でも、差出人が明らかなので、受け取る側はたずねることができます。

さらにcの場合、業務と自分の関連性が明確なため、より意図が伝わりやすいほか、個人的に頼まれた(この場合、佐藤さんから)という軽いプレッシャーがかかります。aよりも断然、参加してもらえる可能性は高まるでしょう。

特別感を引き出すのに有利なツールは?

依頼をする際、「依頼される側の必要性」と「特別感」が大切であることを説明しました。メールでも上記の方法は充分に使えますが、やはりチャットのほうが効果的です。LINE WORKSで提供するトーク機能では、グループだけではなく、個人間でのコミュニケーションが可能であり、上記で挙げた「名前入りの付箋」同様、親密さと特別感を手軽に演出できます。また、スマホからも簡単にアクセスでき、レスポンスがスムーズに行え、相手の反応もより身近に感じることができます。

ほかにもコミュニケーションが円滑になるLINE WORKSの機能も併せてご覧いただき、ぜひとも業務にご活用ください。


参考:
影響力の心理 | ヘンリック・フェキセウス 大和書房