LINE WORKS 公式ブログ

LINEの使いやすさと楽しさはそのままに、企業でも安心して使える機能を備えた
モバイル・メッセンジャー中心の企業用コミュニケーション&コラボレーションサービス
「ビジネス版LINE」LINE WORKS の公式ブログです。

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20170202_blog_topワークスモバイルジャパン株式会社は、スマートフォン時代のビジネスコミュニケーションツール「LINE WORKS」の提供を2017年2月2日から提供開始しました。

「ビジネス版LINE」としてこれまでご提供してきた「Works Mobile」を、最新版より「LINE WORKS」と名称変更し、革新的な機能を追加いたしました。日本で6,600万人(2016年12月末時点)が利用し、愛用されているコミュニケーションアプリ LINE とトーク連携することで、仕事でのコミュニケーションや働き方の新しいカタチを実現していきます。

本記事では、新しくなったLINE WORKSの魅力をご紹介します!

ついに登場!LINEユーザーとのトーク連携
多くのお客様より長らくご要望をいただいておりました、「LINE WORKSとLINEのトーク連携」が開始されました!LINE WORKS上でLINEユーザーとつながり、メッセージやスタンプのやり取りを行うことができます。

今やLINEは、日本人で最も多く利用されているコミュニケーションアプリとなっています。個人のお客様との連絡を、メールや電話から、LINE - LINE WORKSでのトークに置き換えてみませんか?

個人のお客様は普段LINEでのコミュニケーションに慣れているため、同じ操作で企業と会話ができることにより、手軽でスムーズなやり取りができます。スピーディなレスポンス、スタンプを使った感情を伝えるコミュニケーションを重ねる中で、お客様との距離感が縮まり、信頼関係を深めることにもつながります。また、一方通行で読み飛ばされがちなメールと異なり、チャットでのコンパクトなやり取りは、読んで返信するハードルがぐっと低くなります。電話と異なり、相手の時間を占有することもないため、気軽に顧客との接点を保つことができます。

もしかしたら、お客様から求められ、社員がやむなく個人のLINEを使って連絡している、という状況が社内ですでに起きているかもしれません。
LINE-LINE WORKS連携機能を使えば、社員が自分のプライベートのツールを使うことなくLINE WORKS上でお客様とコミュニケーションできます。トラブル防止やシャドーIT対策はもちろん、従業員のプライバシーを守ることにもつながります。

※LINE連携機能を有効にするためには管理者画面での設定が必要です。詳細は下記の利用ガイドをご覧ください。
利用ガイド:LINEユーザーや外部ユーザーとトークができる外部トーク連携機能 

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LINEユーザーとのトークルーム
LINE WORKSのトークルーム上でLINEユーザーと会話ができます。
LINEユーザーからは、LINE WORKSユーザーはLINE上で「友だち」として会話ができます。
 
LINEユーザーとのトークの活用例
LINE-LINE WORKS連携機能は、LINEを利用している個人との接点がある企業であれば、業種を問わず様々なシーンで活用いただけます。

■例1:不動産会社や保険会社の営業
住宅の購入・賃貸検討や売買手続き、保険の提案や契約手続きなど、個人のお客様とのやり取りが頻繁に発生する業種です。商談の期間も長く、契約事務などの細かいやり取りが発生します。こういったやりとりを電話やメールで行うのは時間もかかり、行き違いなども発生しやすいもの。それをLINE-LINE WORKS連携を使い、チャットベースのやりとりにすれば、ちょっとした隙間時間に手軽に確認をすることができ、やりとりのスピードが向上します。また、不動産などの写真をトークで送ってすぐに見てもらうこともできます。契約後のフォローアップにも使うことができ、中長期的な顧客接点を保つのにも適しています。

例2:ウエディングプランナー
結婚式までの限られた期間に、新郎・新婦からの要望に応え、多くの物事を手配して決める仕事です。時に頻繁な確認・連絡が発生し、スピード感や臨機応変な対応が求められることもあります。LINE-LINE WORKSを使ってチャットでスピーディなやり取りを行いましょう。文字での会話だけでなく、トークで会場やドレス、ブーケなどの写真を送って確認することで、スピーディで確実なコミュニケーションができ、新郎・新婦の期待により応えられるようになります。

例3:内定者・転職者との連絡
内定者は学業のかたわら、また転職者は通常は現職の業務のかたわら転職活動を行うため、連絡を取れる時間が限られています。また、周囲に話を聞かれることを避けるため、電話でなかなか話せないという場合もあります。面接の日程調整や結果連絡など、タイムリーに対応すべき連絡をLINE-LINE WORKSで行い、個々の相談ごとなどにきめ細やかに対応することで、優秀な人材を獲得できる確率が高まります。
 
取引先とはLINE WORKS連携でトーク
LINEユーザーとのトーク連携に加え、LINE WORKSを利用している外部のユーザーとのトーク連携も同時に提供されました。LINE WORKSを導入している取引先やグループ会社のユーザーとLINE WORKS上でつながり、メッセージやスタンプのやり取り、さらには無料音声通話やビデオ通話を行うことができます。

社内のコミュニケーションは改善できたが、社外の取引先や顧客とのやり取りがメールや電話となるため、連絡の遅れや業務のボトルネックになってしまう、という点を多くのお客様が悩まれています。

LINE WORKS間トーク連携は、このような悩みを解消します。社外の取引先や顧客が社内でLINE WORKSを利用していれば、社内と同じようにLINE WORKSでメッセージのやりとりを行うことができます。

トークの便利さを、社内だけでなく、企業間のやりとりにも導入しましょう。取引先とのトークでのタイムリーな連絡は、業務効率を大幅に向上させ、透明性を高めます。外注先の社員とのやり取りをトークで行うことで、他社であっても一体感が生まれ、同じ意識を共有することができます。
顧客企業とトークで気軽に会話を行い、密なやりとりを行うことは、関係性をより強化し、エンゲージメントの向上や顧客満足度の向上につながります。

※LINE WORKS連携機能を有効にするためには、管理者画面での設定が必要です。詳細は下記の利用ガイドをご覧ください。
利用ガイド:LINEユーザーや外部ユーザーとトークができる外部トーク連携機能 

LW_screen02外部LINE WORKSユーザーとのトークルーム
LINE WORKSのトークルーム上で、外部のLINE WORKSユーザーと会話ができます。

新しいLINEスタンプも登場!
新しいLINEスタンプが11セット416種類追加されました。おなじみのムーンやコニー、ブラウンの動くスタンプも登場。職場でも使いやすい、挨拶や謝罪のスタンプや、絵文字にも対応しました。

言葉では表しづらい感情や、ちょっとした気遣いもスタンプでなら簡単に伝えられます。バリエーション豊かになったスタンプで、仕事でも自分らしさを表現し、コミュニケーションを活性化しましょう。

LINE WORKSを始めてみませんか
LINE連携機能が追加され、新しくなったLINE WORKSを体験してみませんか。30日間の無料トライアルで、現場に効く使いやすさを実感してみてください。


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セキュリティもおまかせ

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企業で情報共有ツールを一本化できず、社員が不本意ながらもプライベートなメッセンジャーを業務でも使うといったことは、決して珍しいことではありません。しかし、そういった状況では企業としてセキュリティ対策を行うことができず、情報漏えいという大きなリスクを抱えることになります。安全性の高い情報共有ツールを企業として採用し、一本化することは、情報漏えいを防止するためにも喫緊の課題となっています。
 
企業も社員も使いたくないプライベートなメッセンジャー
冒頭で社員がプライベートなメッセンジャーを使うことを「不本意ながら」としました。これは企業側が情報漏えいなどセキュリティの問題として、プライベートなメッセンジャーの利用を一刻も早く止めなければいけないということは当然のこととして、社員にとってもプライベートなメッセンジャーを使うことは、できれば避けたいと思っているのが本音であるということです。
 
プライベートなメッセンジャーを仕事でも使うことで、休日や仕事時間外であっても常に仕事に追われているようで、大きなストレスになります。しかし、企業としてスマートフォン端末を貸与していなかったり、公式のメッセンジャーを社員に配布していない状況で、顧客や上司から求められてしまえば断ることもできず、リレーションを保っていくために仕方なくプライベートで利用しているメッセンジャーを仕事でも使わざるを得ないという現状があります。
 
また、恒常的に担当内でLINEグループなどを使っての業務連絡をしていくうちに、そういった状況に慣れてしまい、顧客情報などの機密情報さえ扱わなければ問題ないと考えるようになってしまうケースが多いのも事実です。企業も社員も本当はプライベートなメッセンジャーは使いたくないし、使わせたくない。しかしそれに変わる情報共有ツールがないということが、現在の大きな問題のひとつです。

プライベートなメッセンジャーをビジネスで利用する3つのリスク
そもそもモバイルでのメッセンジャー利用は、電車内やカフェなど常に周囲に人がいることを意識しておかないと、取引先とのやりとりについて、相手に悪意がないとしても盗み見られてしまうリスクがあります。さらにメッセンジャーの選択を社員の裁量に任せてしまうことによる情報漏えいリスクには以下のようなものがあります。
 
1.スマホを紛失してしまった際のリスク
仕事中やプライベートなどでスマホを紛失してしまったという経験はないでしょうか? もし拾った人に悪意があれば、モバイル端末内の情報は簡単に抜き出すことが可能です。そして、プライベートなメッセンジャーでビジネスのやりとりをしていたとしたら、基本的には外部からロックや削除といった操作をすることはできません。
 
2.第三者に誤送信してしまった際のリスク
プライベートのメッセンジャーを業務で利用していると、個人の友達と会社関係の知り合いとのやり取りが同じアプリ内で混じって存在することになります。頻繁なメッセージのやり取り行っている場合、誤って社外の相手に送信してしまう可能性がゼロとは言い切れません。それが会社の機密情報であったり、顧客の個人情報であった場合、いとも簡単に情報漏えいにつながってしまいます。
 
3.やり取りが会社側から見えないリスク
もう一点見過ごされがちなポイントが、個人のメッセンジャーでのやり取りは会社側からは見えない・管理できない・記録に残らないという点です。LINEなどのメッセンジャーは、会話の履歴が端末にしか残らないため、どのようなやり取りをしていたかは本人にしか分かりません。社員が悪意を持って情報を持ち出したり、第三者に渡していたとしても、追跡することは難しくなります。また、仮に顧客や取引先とメッセンジャーのやり取りでトラブルになった場合、アプリをアンインストールしたり、社員が辞めてしまえば証拠がどこにも残らないのです。

このようにビジネスで使うメッセンジャーを社員の裁量に任せることで、企業の情報漏えいリスク、コンプライアンス上のリスクは非常に高まります。そういった意味でも、メールだけでは実現できない作業の効率化とセキュリティ対策を両立させるためには、企業が情報管理できるメッセンジャーの導入が急務となっています。
 
会社としてメッセンジャーを導入する重要性
情報ツールの一本化とセキュリティ対策、今後の企業がメッセンジャーをビジネス活用していくためには、この2つの問題を同時に解決する必要があります。それを叶えるのが、LINE WORKSです。
 
情報ツールの一本化の面においてLINE WORKSをおすすめする理由は、2016年12月現在、6,800万人以上が利用しているLINEの使い勝手を踏襲したメッセンジャーだという点です。LINEの発表によるとLINE利用者の44.9%が会社員。つまりLINE WORKSは約3,000万人の会社員が利用しているメッセンジャーと同じ使い勝手のため、多くの社員が新たに使い方をおぼえるといった手間なく、導入の面においてハードルが低く、効率化を図ることが可能です。
 
セキュリティの面において、LINE WORKSは万が一端末を紛失した際に備え、モバイル版LINE WORKSアプリがインストールされた端末を、遠隔操作によりデバイスごと初期化する機能を有しています。アプリのデータのみを削除することも可能です。また、IDやパスワードを盗まれた際には、企業側で特定メンバーのサービスへのアクセスブロック、特定メンバーアカウントの一時停止といった対策をとることができます。
 
今やビジネスに欠かせないツールとなったモバイル端末。しかし、セキュリティという点ではまだまだこれといった対策を行っていない企業は多いのではないでしょうか? 作業の効率化を重視しながらセキュリティ対策も同時に行えるLINE WORKSは、そういった企業に最適なメッセンジャーといえます。

参考:

お客様の声

福島県郡山市で、通信キャリアの回線開通など電気通信設備工事を手がける株式会社フォースネット様にLINE WORKSの活用事例をうかがいました。フォースネット様では、現場作業員との連絡や作業報告、作業員への情報通知などにLINE WORKSを活用しています。代表取締役 安田直弘さん、マネージャー 安田さゆりさん、工事課 課長 鈴木貴志さんにお話をうかがいました。
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効率優先の現場との連絡に、メールや電話は不向き
回線工事の現場では、お客様宅内などの現場に到着した際の「入館連絡」や、作業終了時の「退館連絡」、開通前の現地調査を行った際の「現調報告」など、さまざまな報告のルールがあります。フォースネット様では、LINE WORKS導入前はこれらの報告を主に電話で行っていましたが、受ける側が常に電話に出られるわけではありません。相手が出ない場合には現場の待ち時間が長くなり、作業時間が長引くことにつながっていました。また、通信機器や配線の状態などをその場で写真に撮って報告する際は、撮った写真をメールで送るために、一度PCを起動して携帯の写真を読み込み、メールで添付して送る・・・という作業を都度行う必要がありました。お客様宅での作業は、一刻も早く終わらせることが求められるにもかかわらず、手間がかかって本来やるべき作業をスムーズに進められませんでした。

やむを得ずLINEを限定的に利用
LINEを業務で使うことは、情報漏えいなどのリスクが心配なので、極力避けていたというフォースネット様。当初は電話や携帯メール、SMSなどで連絡していたものの、やはり写真を送ってすぐに見られないのが不便で、やむを得ずLINEを利用し始めたとのこと。会社のグループを作成し、事務連絡などを行っていたそうですが、機密情報は扱わないようにルールを決めていました。そのため、作業連絡や報告など業務上の重要なコミュニケーションは、引き続き電話やメールで行わざるを得ない状況でした。

現場での待ち時間が減った
工事の発注元企業からの勧めでLINE WORKSを導入したフォースネット様。現場での作業効率が重要な工事作業を多く請け負うという仕事柄、導入後の効果で一番大きかったのは、「現場での待ち時間が減った」という点でした。導入以前は、入館した作業員が電話で事務所に連絡したり、キャリアの携帯メールから事務所の社員にEメールを送るなどしていたため、「電話に出られない」「メールが来たことに気づかない」ことがあると、作業員は現場で返事を待つことになります。そのため、「メールを送りました」とLINEで連絡が来て、PCでメールをチェックする、ということもしばしば。LINE WORKSのトークを使うと、相手の状況に関係なく連絡をすることができ、スマホやPCに通知が届くため、リアルタイムに対応することができます。現場での待ち時間が減り、本来やるべき作業にスムーズに集中できるようになったことで、より無駄のないスムーズな働き方ができるようになりました。

P1030205(左)代表取締役 安田直弘さん (右)マネージャー 安田さゆりさん

「既読確認」機能で元請け会社からの情報周知が大幅に効率化、スピードも速まった
「LINE WORKSは素晴らしいアプリです。特に”既読確認”が素晴らしい」と語る安田さゆりさん。既読確認機能が特に威力を発揮するのは、工事の発注元企業から事故の事例があった場合などに行われる、注意喚起の周知だと言います。元請け会社から各作業員にメールが送られ、決められた期限内に全員が内容を確認したことを報告する義務があるため、全作業員への周知徹底が必要になります。

「事故事例の通知が来た場合は、通知があったことをLINEのグループトークで全員に連絡していました。しかし、LINEでは既読の人数は分かっても、誰が読んでいて、誰が読んでいないのかがわからない。結局、全員が既読になるまで、返事のないメンバーに個別に連絡するため、時間も手間もかかっていました」

LINE WORKSでは、グループトークでも既読の人数だけでなく、誰が読んでいないかを把握することができます。LINE WORKS導入後は「周知の部屋」というトークルームを作り、通知があった場合は一斉に連絡するようにしました。その結果、未読のメンバーにピンポイントに連絡できるようになり、情報通知の手間が減って確実になり、速くなったということです。

回線番号のラベルを写真に撮って、トークで送信。時間短縮になり、ミスも減った。
フォースネット様では、この他にもユニークな使い方をされていらっしゃいます。たとえば、回線開通の作業を行う際には、開通後に必ず回線番号を書いたタグやラベルを機器やケーブルに貼ります。回線番号は、回線のトラブルなどがあった場合に、原因を特定するために大事な情報なので、間違いは許されません。以前は電話で事務所と読み合わせを行い、チェックを行っていたそうですが、口頭での確認は時間もかかる上、聞き間違いが起こる可能性もあります。そこで、貼り付けたラベルをスマホで写真に撮り、トークで送って目視で確認するようになったところ、時間が短縮され、間違いも減るようになりました。

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効率性と安全性の両立が求められる現場で、作業の効率化とスピードアップを実現されたフォースネット様。今後は、現地調査の報告などをより簡単にできるような機能拡充に期待しているということでした。

LINE WORKSはこのように、これまでITが活用しづらかった現場でも威力を発揮します。
今回の記事をお読みになって、LINE WORKSを試してみたいという方は、是非、30日間の無料トライアルをご利用ください。

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