LINE WORKS 公式ブログ

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「ビジネス版LINE」LINE WORKS の公式ブログです。

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お客様の声

福島県郡山市で、通信キャリアの回線開通など電気通信設備工事を手がける株式会社フォースネット様にLINE WORKSの活用事例をうかがいました。フォースネット様では、現場作業員との連絡や作業報告、作業員への情報通知などにLINE WORKSを活用しています。代表取締役 安田直弘さん、マネージャー 安田さゆりさん、工事課 課長 鈴木貴志さんにお話をうかがいました。
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効率優先の現場との連絡に、メールや電話は不向き
回線工事の現場では、お客様宅内などの現場に到着した際の「入館連絡」や、作業終了時の「退館連絡」、開通前の現地調査を行った際の「現調報告」など、さまざまな報告のルールがあります。フォースネット様では、LINE WORKS導入前はこれらの報告を主に電話で行っていましたが、受ける側が常に電話に出られるわけではありません。相手が出ない場合には現場の待ち時間が長くなり、作業時間が長引くことにつながっていました。また、通信機器や配線の状態などをその場で写真に撮って報告する際は、撮った写真をメールで送るために、一度PCを起動して携帯の写真を読み込み、メールで添付して送る・・・という作業を都度行う必要がありました。お客様宅での作業は、一刻も早く終わらせることが求められるにもかかわらず、手間がかかって本来やるべき作業をスムーズに進められませんでした。

やむを得ずLINEを限定的に利用
LINEを業務で使うことは、情報漏えいなどのリスクが心配なので、極力避けていたというフォースネット様。当初は電話や携帯メール、SMSなどで連絡していたものの、やはり写真を送ってすぐに見られないのが不便で、やむを得ずLINEを利用し始めたとのこと。会社のグループを作成し、事務連絡などを行っていたそうですが、機密情報は扱わないようにルールを決めていました。そのため、作業連絡や報告など業務上の重要なコミュニケーションは、引き続き電話やメールで行わざるを得ない状況でした。

現場での待ち時間が減った
工事の発注元企業からの勧めでLINE WORKSを導入したフォースネット様。現場での作業効率が重要な工事作業を多く請け負うという仕事柄、導入後の効果で一番大きかったのは、「現場での待ち時間が減った」という点でした。導入以前は、入館した作業員が電話で事務所に連絡したり、キャリアの携帯メールから事務所の社員にEメールを送るなどしていたため、「電話に出られない」「メールが来たことに気づかない」ことがあると、作業員は現場で返事を待つことになります。そのため、「メールを送りました」とLINEで連絡が来て、PCでメールをチェックする、ということもしばしば。LINE WORKSのトークを使うと、相手の状況に関係なく連絡をすることができ、スマホやPCに通知が届くため、リアルタイムに対応することができます。現場での待ち時間が減り、本来やるべき作業にスムーズに集中できるようになったことで、より無駄のないスムーズな働き方ができるようになりました。

P1030205(左)代表取締役 安田直弘さん (右)マネージャー 安田さゆりさん

「既読確認」機能で元請け会社からの情報周知が大幅に効率化、スピードも速まった
「LINE WORKSは素晴らしいアプリです。特に”既読確認”が素晴らしい」と語る安田さゆりさん。既読確認機能が特に威力を発揮するのは、工事の発注元企業から事故の事例があった場合などに行われる、注意喚起の周知だと言います。元請け会社から各作業員にメールが送られ、決められた期限内に全員が内容を確認したことを報告する義務があるため、全作業員への周知徹底が必要になります。

「事故事例の通知が来た場合は、通知があったことをLINEのグループトークで全員に連絡していました。しかし、LINEでは既読の人数は分かっても、誰が読んでいて、誰が読んでいないのかがわからない。結局、全員が既読になるまで、返事のないメンバーに個別に連絡するため、時間も手間もかかっていました」

LINE WORKSでは、グループトークでも既読の人数だけでなく、誰が読んでいないかを把握することができます。LINE WORKS導入後は「周知の部屋」というトークルームを作り、通知があった場合は一斉に連絡するようにしました。その結果、未読のメンバーにピンポイントに連絡できるようになり、情報通知の手間が減って確実になり、速くなったということです。

回線番号のラベルを写真に撮って、トークで送信。時間短縮になり、ミスも減った。
フォースネット様では、この他にもユニークな使い方をされていらっしゃいます。たとえば、回線開通の作業を行う際には、開通後に必ず回線番号を書いたタグやラベルを機器やケーブルに貼ります。回線番号は、回線のトラブルなどがあった場合に、原因を特定するために大事な情報なので、間違いは許されません。以前は電話で事務所と読み合わせを行い、チェックを行っていたそうですが、口頭での確認は時間もかかる上、聞き間違いが起こる可能性もあります。そこで、貼り付けたラベルをスマホで写真に撮り、トークで送って目視で確認するようになったところ、時間が短縮され、間違いも減るようになりました。

P1030215(移動中の車内などでも簡単にやり取りができる)

効率性と安全性の両立が求められる現場で、作業の効率化とスピードアップを実現されたフォースネット様。今後は、現地調査の報告などをより簡単にできるような機能拡充に期待しているということでした。

LINE WORKSはこのように、これまでITが活用しづらかった現場でも威力を発揮します。
今回の記事をお読みになって、LINE WORKSを試してみたいという方は、是非、30日間の無料トライアルをご利用ください。

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沖縄県でウェブサイトの企画制作事業を営む株式会社 琉球オフィスサービス様に、LINE WORKSの活用事例を伺いました。琉球オフィスサービス様では、ウェブサイトの制作スタッフや営業担当、県外のスタッフなど、全社内のコミュニケーションにLINE WORKSを活用しています。代表取締役 藤本 和之社長にお話を伺いました。

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ウェブ制作スタッフと営業の間で頻繁なやりとり。メールでのやりとりは「遅い」という印象
 
2010年に藤本社長が立ち上げた琉球オフィスサービスは、沖縄県那覇市を拠点とし、企業のウェブサイト制作を請け負っています。ウェブサイト制作の過程では、事務所内で働くウェブサイト制作スタッフと顧客との連絡窓口となる営業担当メンバー間のコミュニケーションが頻繁に発生します。このやりとりにかかる時間やプロセスを効率的にし、顧客の期待に応えることが琉球オフィスサービス様にとっての課題となっていました。ところが、従来のメールでのやりとりは時間がかかり、とにかく「遅い」という印象だったということです。そこで、自然とチャットツールを利用する流れとなっていきました。

他社のチャットツールではファイルをトークで直接送信できず、作業効率に影響
 
従業員の個人のLINEやFacebookなどを業務に使うことは、セキュリティや従業員の負担の観点から避けたかったという藤本社長。他社が提供する無料のメッセンジャーツールを業務用として各社員に導入し、利用していました。ところが、他社のメッセンジャーではファイルをチャットで直接送ることができないことが判明。ファイルを共有するときはメールを使うか、都度ドライブにアップロードし、リンクをチャットで送らなければならないという状況になっていました。ウェブサイトの制作においては、デザインの確認などのためにファイルを共有することが頻繁に発生します。ファイルをチャットで送れないという点が、琉球オフィスサービス様にとっては業務効率を低下させる大きな原因となっていました。

シンプルで速いサービスを求めて、LINE WORKSを導入
 
ファイルをチャットで送れない点に加え、メッセージの送信やグループトークなどの使い勝手に関してもスタッフから改善要望の声が上がってきていました。ビジネスチャットをいくつか検討する中でLINE WORKSに決めた理由は、LINEと同じインターフェースを踏襲した使い勝手の良さ、そして「LINEの関連会社のサービスだから、動作スピードが早くて安定しているだろうと思った」ことだそうです。LINEと同じイメージですぐに使い始められ、若いスタッフの速いスピード感にも機敏についてきてくれる、シンプルなアプリケーションとしてLINE WORKSを選ばれました。インターフェースが日本語であり、新入社員に新しいツールの紹介をする際も「LINEと同じ」という説明だけで済むため、教育コストをかけずに済んだということも導入時のメリットでした。LINEスタンプも社員からは「必須」という声があったそうです。
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デスクトップアプリが重要な理由
 
ビジネスチャットを選定する上でもう一つ重要視したポイントが、「PC用のアプリケーションがあるかどうか」という点。ウェブサイトの制作担当者はデスクトップ型のPCの全画面にデザインソフトを表示してデザインやコーディングの作業を行うことが多いため、PCでチャットを使う時にWebブラウザからしかアクセスできないと、新着メッセージなどが届いたことにすぐに気づかないのです。その点、LINE WORKSにはPC用のクライアントアプリケーションがあり、デスクトップに新着通知されます。都度メッセージをチェックしに行かなくてもスマホと同じように新着情報をプッシュ通知で知ることができるため、タイムリーに反応することができるようになったということです。

県外のスタッフとのやりとりにも活用
 
本拠地の那覇市以外にも、大阪と福岡に営業拠点を持つ琉球オフィスサービス様では、物理的に離れた拠点にいるメンバーとのやりとりにもLINE WORKSを活用されています。県外の営業スタッフは関西圏や九州の顧客を担当し、那覇市の制作スタッフと連携してウェブサイトの制作を進行します。スタッフ同士は離れた場所にいて、なかなか顔を合わせられない中、顧客の要望を伝え迅速にアウトプットを出すことが求められる状況。そこでLINE WORKSを全拠点のメンバーに導入し活用することで、いつでもどこでも簡単にやり取りでき、離れた場所にいてもスムーズなコミュニケーションができるようになりました。
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異なるワークスタイルで働く社員それぞれと、どのシチュエーションでもタイムリーなコミュニケーションができるように
 
他社のビジネスチャットからLINE WORKSに切り替えたことで、これまで感じていた使い勝手の不満が解消され、よりスムーズに、便利にコミュニケーションができるようになったという琉球オフィスサービス様。事務所内でPCを使って業務を行う制作スタッフと、外出先や県外の離れた場所で営業活動を担当する営業スタッフは、ワークスタイルも異なり、連絡ができる時間も限られています。LINE WORKSはPC・スマホのどちらからでも同じように利用できるため、制作スタッフはPCでの作業中にメッセージを送り、営業スタッフは外出先で顧客訪問の合間などにスマホから空いた時間に確認する、という使い方ができます。LINE WORKSのトークでは、日々の勤怠連絡から、業務連絡まで、様々なやりとりをそれぞれの社員のワークスタイルに合った方法で行えるようになりました。これにより、より効率的で活発なコミュニケーションができるようになったことを実感されていらっしゃいます。

LINE WORKSは、今後もみなさまの声をもとにより良い製品を目指して開発を続けてまいります。今回の記事をお読みになって、LINE WORKSを試してみたいという方は、是非、30日間の無料トライアルをご利用ください。

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