LINE WORKS 公式ブログ

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「ビジネス版LINE」LINE WORKS の公式ブログです。

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新しい働きかたへのアイデア

こんにちは。ワークスモバイルジャパンの村田です。

本日、2017年7月24日は「テレワーク・デイ」です!
3年後の2020年7月24日に予定されている東京オリンピック開会式での混雑回避に向け、テレワーク一斉実施の予行演習をしようという総務省が推進する取り組みですが、最終的には働き方改革としてテレワーク普及が目的とされています。

そんなテレワーク・デイのキャッチコピーは「働く、を変える日」。LINE WORKSは仕事や働き方を変えるための多くの機能を備えています。実際にワークスモバイルジャパンのメンバーはLINE WORKSを使っていつでもどこでも働ける環境を構築しています。今回はその活用例を交えながら、LINE WORKSがテレワークに効くポイントをご紹介します。

コミュニケーション手段の使い分け
LINE WORKSのコア機能であるトークは、会話形式で気軽にやりとりをすることができ、メールのように余分な作文をする必要がありません。そのため、離れた場所にいる相手との議論をサクサク進めることができます。
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一方で、重要な依頼事項など形に残しておく必要があるものはメール、出先での緊急度の高い連絡事項やテキストでは伝えにくい内容は通話機能といったように、状況に応じて手段を使い分けることもできます。そのため、テレワークのように相手の顔が見えない状況においても、スムーズに仕事を進めることができます。

ファイルの整理整頓
日々増えていく多様なファイルを日頃から整理整頓し、共有できる状態にしておくことがテレワークには欠かせません。そこで活躍するのがDriveです。自分が作業しているファイルであれば、「My Drive」に保管することでどの端末からでも容易にファイルの確認や編集ができます。
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また、会社全体やチームで共有すべきファイルは「会社フォルダ」もしくは「グループフォルダ」を使用します。あらかじめ整理用のフォルダを作成したり、フォルダやファイルの命名規則を決めておくことで、整理整頓の手間を省くことができます。

情報の集約
社内に点在している情報はホームやノートにまとめておくことでリファレンスとして活用できます。ワークスモバイルジャパンでも、各種資料の保管場所や新入社員に共有すべき情報、事務手続きに関する情報などをまとめています。ホームやノート内の情報は検索することができますが、「ここさえ見ればOK」という場所を作っておき、日頃からアップデートしておくことが重要です。また、Drive内の資料であれば、リンク共有機能で発行したURLとあわせて資料の情報を掲載することで、目的の資料を探す手間も省けるのでおすすめです!


普段の業務から場所に縛られず、チームのコラボレーションを促進する働き方を意識しておくことで、テレワークの際にも普段と変わらぬパフォーマンスを発揮することができます。LINE WORKSはパソコンでも利用できますが、ここでご紹介したすべての機能がスマートフォンだけで完結します。自宅や出張先での使用はもちろん、ちょっとした移動時間を有効活用することができるため、本当の意味で「場所に縛られない働き方」の実現に貢献します。  日常の働き方を変えてみることが、案外テレワーク実現への近道かもしれませんね。

45f3fb22スマホやタブレットといったスマートデバイスが普及してから数年経ちますが、みなさんは職場で「BYOD(Bring Your Own Device)」という言葉を聞かれたことはありますか?今回はBYODの実態とそれがもたらす変化について少しご紹介したいと思います。

BYODとは?
BYODとは、個人で所有しているスマホなどを職場に持ち込み、それを業務で使用することを指しています。ちなみにこの言葉は、海外でレストランやパーティーなどにお酒を各自で持ち込む「BYOB(Bring Your Own Bottle)」が語源であると言われています。日本ではあまり馴染みのない言葉かもしれないですが、実はみなさんもバーベキューやホームパーティーなどにドリンクを持ち寄って、知らず知らずのうちに「BYOB」をされていたりしないですか?実はこれをダジャレのようにもじって、職場とスマートデバイスに置き換えたものが「BYOD」なんです。

BYODがもたらす変化
BYODで主に行われている作業としてメール対応、スケジュール管理、連絡先管理、文書閲覧などが挙げられますが、これらは企業や社員に様々な効果をもたらしていると言えます。その一部を以下にご紹介します。
 
  • 多様な働き方の可能性
  • 一昔前までは、決まった時間に決まった場所で業務を行うことが主流でしたが、BYODを導入し個人のスマートデバイスを利用することにより、時間や場所にとらわれることのない自由な働きかたの可能性が広がります。外出先でのメールチェック、営業資料の確認や共有、翌週のスケジュール管理などで利用することができ、スキマ時間の有効活用につながるだけでなく、移動時間、特に会社に戻る時間の削減にもなります。
  • 生産性向上
  • 企業側で選ばれて一方的に与えられたデバイスでは、社員が使いこなせるようになるために時間がかかる場合がありますよね? BYODであれば、日頃使い慣れているスマホなどですぐに効率良く業務を行うことができ、作業時間の短縮にもなります。
  • コスト削減と満足度向上
  • 最初の2点は社員側の効果にフォーカスしていましたが、こちらは企業側のメリットになります。企業としてはBYODが進むことにより、高価な機器の購入代金や更新頻度を大幅に抑えられます。さらに上記で挙げたような作業時間の短縮が、社員の仕事に対する満足度を上げることにつながり、企業としては一石二鳥と言えるのではないでしょうか。
BYODのリスクとLINE WORKSを利用した対策
メリットが多そうなBYODですが、その反面、リスクへの対策が必要なこともまた、BYODの特徴であるといえるでしょう。例えばですが、数ヶ月前にやり取りした顧客情報が含まれたデータがスマホに残っていたりしませんか?取引先の連絡先が個人のアドレス帳に入っていて、誤操作で不適切なタイミングで取引先に電話してしまったことはありませんか?その他にも、パスコードをかけていないスマホを紛失してしまった場合の情報漏えいの可能性を少し想像しただけでも、BYODをためらってしまいそうですよね。

実は、これまでこのブログでも何度かご紹介してきたように、LINE WORKS ではBYODを前提としたセキュリティ機能がたくさん盛り込まれています。また、企業で安心して使えるセキュリティを強化するため、今後さらなる機能拡充も予定されています。次回は、LINE WORKS がBYODに対してどのような取り組みを行っているのか、ご紹介したいと思います。

参考記事:

LINE WORKSでは、LINEの楽しさ・便利さはそのままに、企業でも安心して使えるセキュリティや管理機能を備えたビジネスチャットを提供しています。
まだLINE WORKSをお使いでなく、もっとLINE WORKSのことを知りたいという方は、LINE WORKS公式サイトをご覧ください。

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