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仕事がはかどる

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気づけば自分だけでなく、チームの全員に仕事が多すぎてみんなヘトヘトに……。そんな経験をお持ちの方もいるかもしれません。常態化していなくとも、年末にはこういった状況が生まれやすいものです。今回は、元気なチーム作りに役立つ業務棚卸のコツ、そしてここで活躍するグループウェアについてご紹介します。
 
業務棚卸をする理由と基本的なステップ
冒頭で紹介したようなメンバーの業務量が多すぎる場合だけでなく、もっと仕事をスピーディに進めたいといったケースでも、業務棚卸は一定の力を発揮します。その名の通り、今行われているすべての仕事を洗い出すので、チームで実施すると同じような内容の仕事を複数の人が担当していたり、アウトプットにつながっていないムダなデータの作成が明らかになったりするからです。チームのリーダーとしても、各メンバーが「なぜ」「どんなことで」忙しいのか、把握が容易になります。
業務棚卸のオーソドックスなステップとして、産業能率大学総合研究所は以下のようなものを紹介しています。
  • 1. 準備段階として各メンバーが個人の業務を洗い出し
  • 2. 複数人(チーム全体)で結果を共有、ブレインストーミング
  • 3. 範囲とアウトプットを確認しながら整理
同研究所が発表している記事では、分類の先にもさまざまな検討・分析段階を加えて効率的な新しい業務プロセスを生み出すことが紹介されており、非常に興味深いものですが、業務棚卸のステップでは次の3つの目的があるとしています。
  • ・不要な業務の発見
  • ・本来実施すべき業務の特定
  • ・内部にノウハウを蓄積すべき業務の発見
まず、大切なのは目的がなかったりアウトプットが重複していたり、または他部門の担当範囲だったりという「やらなくてもよい」仕事を洗い出し、自分たちのチームが「本当にやるべき」仕事を見極めるということ。
さらに注目したいのが、ノウハウを蓄積すべき業務の発見を挙げていることです。ここに注目するということは、チームの付加価値向上にもつながってくるのです(「アウトソースできない」ことはチームだけでなく、場合によっては企業そのものの差別化できるスキルだからです)。
 
実施時に注意したいポイント
実施にあたっては、業務棚卸表に落とし込む必要があります。インターネットを検索すればさまざまなフォーマットが見つかりますが、一般的には大・中・小の業務単位の分類があるもの、業務量、発生頻度、改善の要点(または概要)が含まれているものがよく使われているようです。
また、業務をすべて洗い出すだけなので簡単そうに見えるのですが、いくつか注意すべきポイントがあります。
 
単なる箇条書きで終わってしまう
案外よくある失敗例です。箇条書きにしたものの「まあ全部重要だからな……」といった感想で終わってしまうもの。「ムダを必ずなくす!」という意識を持って、正しい分類・優先順位づけをしていきましょう。
 
挙げられた業務の単位が不統一
例えば、「来期予算策定」「見積書作成」などのように、業務単位が正しく統一されていないものを指します。これらは一見、問題がないように見えてしまいますが、例えば、「来期予算策定」は他部門を巻き込んださまざまなプロセスや細かな業務を経て策定されるはずです。営業部門の見積書作成、といったケースでも同様です。すべての業務の単位を統一し、分類していくことが業務棚卸成功のカギです。
 
業務の名称が不統一
複数人が集まるため、同じものを違う名前で呼んでいることもよく見られます。例えば、Aさんが「仕様書作成」としていたプロセスを、Bさんは「チェックリスト提出」と呼んでいたのケース。そのままにしておいては、本来は同じ業務がまったく別個に扱われてしまいます。たかが名前ですが、登場する項目の名称を統一することも、正しい分類の秘訣です。
 
グループウェアによる情報共有も業務効率化に貢献
ここまでで紹介した業務棚卸による大きな効果のひとつは、仕事を「見える化」してよりやりやすくする、ということです。実はこの改善には、社内での情報共有を日常的に行うことも有効です。
 
社内での情報共有に便利なのが、グループウェアです。例えば、To Do管理機能やカレンダー機能などでタスクを関係者に共有しながらプロジェクトを進めていれば、どの担当者が何を担当しているかということだけでなく、その進捗もリアルタイムで把握できます。こうした共有を増やすことによって、作業重複をより減らしていくことが可能です。また、複数のプロジェクトの進捗状況がわかることは、各メンバーが普段の仕事の優先順位をつけることに役立ちます。
 
加えて、最近のグループウェアはトーク機能も備えている場合もあり、社内コミュニケーションをより活性化させます。1人が担当する業務について、ほかのメンバーとコミュニケーションが多くなれば、先に挙げた「名称の不一致」のようなメンバー間の意識の差を埋める効果もあるかもしれません。普段からこのようなタイムリーな情報共有と活発なコミュニケーションができれば、業務棚卸が目指していることが実現できるでしょう。

適切な業務棚卸を行えば、仕事がはかどるだけではなく、チームの成長にもつながります。業務棚卸で「ムリ・ムダ・ムラ」をなくし、「デキる」チームを作っていきましょう!

参考:


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インターネットの高速化とスマホのような高機能モバイル端末の爆発的な普及で、いつでもどこでも仕事ができる時代になりました。こうした環境の進歩は、チーム内での情報共有や部署間の連携といった社内の課題解決にも大きな力を発揮します。今回は、グループウェアを活用した業務効率化の方法について解説します。

グループウェアの基本的な機能
現在では、グループウェアとして多種多様なサービスが提供されているだけに、グループウェアとは何なのか今ひとつわからない、そんな方もいらっしゃるかもしれません。代表的な機能は、以下の通りです。
  • ・メール送受信・アドレス帳の管理
  • ・チャット機能
  • ・スケジュールの管理・共有
  • ・掲示板機能でタスクや伝達事項の共有
  • ・ドキュメントの共有・管理
まとめるならば、これまで個々人がバラバラに管理していたスケジュールや業務内容を集約するためのツールなのです。ここからは、それぞれの機能によって、どのようなメリットがもたらされるのか見ていきましょう。 

社内のコミュニケーションをよりスムーズに 
伝達ミスが起こりにくい
メールの送受信は上述した機能の中でももっとも多く使われているものですが、グループウェアの強みは必要に応じてコミュニケーションツールを使い分けられる点にあります。
例えば、部門全員へ業務連絡をする場合には大量のcc(同報)を入れてメールを送信するよりも、掲示板機能を使った方が効率的です。また、チャット機能を使うことでメールに比べてよりスピーディな会話ができます。この際、特に社内のメンバー間では儀礼的なやりとりを省けることもポイントになるでしょう。メールのみに頼るのではなく、社内の連絡は掲示板やチャットなど他の手段を使うことで、社外の取引先からのメールなど、重要な連絡が大量の社内メールに埋もれてしまうといったことを避けることができます。複数のコミュニケーションツールを併用することは、結果的にメール機能をより効果的に使うことにもつながるのです。
 
カレンダー機能でスケジュールをタイムリーに共有可能
スケジュールの予約状況をタイムリーに共有できることも重要です。社内ミーティングを設定したものの、Aさんから「この時間は出られない」と言われて変更、するとBさんから「この日の午後は外出だ」と言われる、といった日程調整にまつわる苦労は、全員のスケジュールが常に把握できることで瞬時に解決します。会議スケジュールを会議室やプロジェクターの使用状況などと紐づけられるなど、社内設備の予約・管理機能を備えたカレンダーも一般的になっています。
 
ドキュメントの確認が容易
加えて、見逃してはならないのがドキュメントの共有です。業務上関連するメンバー間で決められた適切な場所にひとつの共有フォルダを持つことは、特にプロジェクトの進行・管理に大きな力を発揮します。メールでのファイル添付では、送った資料の参照を個人に委ねることになるため、頻繁なアップデートがあると、古いバージョンを参照してしまったというミスも増えてくるでしょう。更新のたびにメールで送信するのではなく、グループウェア上でドキュメントがリアルタイムで更新されていけば、こうしたミスも防げます。また、プロジェクトの期間が長くなると、メールで受信した資料を探すだけでも一苦労です。ほとんどのグループウェアでは、効率的で強力な検索機能を備えているので、この点でも仕事の効率化につなげることができます。
 
グループウェア導入時の注意点
ここまで見てきたように、コミュニケーションをスムーズにしていくことは、業務生産性の向上に大きな意味があります。残念ながら、まだまだ多くの企業で社内コミュニケーションにメールのみを使用していたり、チーム内でのスケジュール共有ができていないということがあるようです。グループウェアを活用して、必要な情報に応じたツールを使い分けることことは、社員ひとりひとりの業務の質を上げるために重要な環境づくりであるともいえます。また、スケジュールやタスクを共有することで、それぞれの社員がしている仕事が見えやすくなったり、議論して決定した事項を埋もれさせず明確しておく効果も期待できます。
 
ただし、グループウェアの利点を最大限に活用するためにも、注意すべき点があります。それがユーザーに「使いづらい」と思われないようにすることです。こうしたITインフラが、結局現場に受け入れられずにしぶしぶ使われている、という事例は残念ながら数多くあります。これでは本末転倒です。
 
最も注意したい点が、必要な機能に絞ることです。最近のグループウェアは便利な機能が目白押しなのですが、ユーザーが本当に求めているものの数は限られています。多機能すぎると使いたい操作がわかりにくくなる、といったデメリットが発生することはしっかりと認識しておきたいですね。また、「必要な」機能が自社の全部門で同じということも、まずあり得ないことといえます。それぞれの現場のユーザーに寄り添った機能の絞り込みができるかどうか、導入前にしっかり確認しておきましょう。

グループウェアがあれば、さまざまな情報の共有が簡単・確実になり、コミュニケーションの活性化が図れます。効率的な業務環境を構築し、よりよい事業運営を目指しましょう!

LINE WORKSの様々なグループウェア機能を活用した業務効率化のヒントをお知りになりたい場合は、「利用ガイド」をチェックしてみてください。