現在では、グループウェアとして多種多様なサービスが提供されているだけに、グループウェアとは何なのか今ひとつわからない、そんな方もいらっしゃるかもしれません。代表的な機能は、以下の通りです。

メールの送受信は上述した機能の中でももっとも多く使われているものですが、グループウェアの強みは必要に応じてコミュニケーションツールを使い分けられる点にあります。

例えば、部門全員へ業務連絡をする場合には大量のcc（同報）を入れてメールを送信するよりも、掲示板機能を使った方が効率的です。また、チャット機能を使うことでメールに比べてよりスピーディな会話ができます。この際、特に社内のメンバー間では儀礼的なやりとりを省けることもポイントになるでしょう。メールのみに頼るのではなく、社内の連絡は掲示板やチャットなど他の手段を使うことで、社外の取引先からのメールなど、重要な連絡が大量の社内メールに埋もれてしまうといったことを避けることができます。複数のコミュニケーションツールを併用することは、結果的にメール機能をより効果的に使うことにもつながるのです。
 

スケジュールの予約状況をタイムリーに共有できることも重要です。社内ミーティングを設定したものの、Aさんから「この時間は出られない」と言われて変更、するとBさんから「この日の午後は外出だ」と言われる、といった日程調整にまつわる苦労は、全員のスケジュールが常に把握できることで瞬時に解決します。会議スケジュールを会議室やプロジェクターの使用状況などと紐づけられるなど、社内設備の予約・管理機能を備えたカレンダーも一般的になっています。
 

加えて、見逃してはならないのがドキュメントの共有です。業務上関連するメンバー間で決められた適切な場所にひとつの共有フォルダを持つことは、特にプロジェクトの進行・管理に大きな力を発揮します。メールでのファイル添付では、送った資料の参照を個人に委ねることになるため、頻繁なアップデートがあると、古いバージョンを参照してしまったというミスも増えてくるでしょう。更新のたびにメールで送信するのではなく、グループウェア上でドキュメントがリアルタイムで更新されていけば、こうしたミスも防げます。また、プロジェクトの期間が長くなると、メールで受信した資料を探すだけでも一苦労です。ほとんどのグループウェアでは、効率的で強力な検索機能を備えているので、この点でも仕事の効率化につなげることができます。
 

ここまで見てきたように、コミュニケーションをスムーズにしていくことは、業務生産性の向上に大きな意味があります。残念ながら、まだまだ多くの企業で社内コミュニケーションにメールのみを使用していたり、チーム内でのスケジュール共有ができていないということがあるようです。グループウェアを活用して、必要な情報に応じたツールを使い分けることことは、社員ひとりひとりの業務の質を上げるために重要な環境づくりであるともいえます。また、スケジュールやタスクを共有することで、それぞれの社員がしている仕事が見えやすくなったり、議論して決定した事項を埋もれさせず明確しておく効果も期待できます。
 

ただし、グループウェアの利点を最大限に活用するためにも、注意すべき点があります。それがユーザーに「使いづらい」と思われないようにすることです。こうしたITインフラが、結局現場に受け入れられずにしぶしぶ使われている、という事例は残念ながら数多くあります。これでは本末転倒です。
 

最も注意したい点が、必要な機能に絞ることです。最近のグループウェアは便利な機能が目白押しなのですが、ユーザーが本当に求めているものの数は限られています。多機能すぎると使いたい操作がわかりにくくなる、といったデメリットが発生することはしっかりと認識しておきたいですね。また、「必要な」機能が自社の全部門で同じということも、まずあり得ないことといえます。それぞれの現場のユーザーに寄り添った機能の絞り込みができるかどうか、導入前にしっかり確認しておきましょう。

グループウェアがあれば、さまざまな情報の共有が簡単・確実になり、コミュニケーションの活性化が図れます。効率的な業務環境を構築し、よりよい事業運営を目指しましょう！

LINE WORKSの様々なグループウェア機能を活用した業務効率化のヒントをお知りになりたい場合は、「利用ガイド」をチェックしてみてください。