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仕事の効率化を図るには、チーム内で情報共有を徹底する必要があります。情報共有を徹底するために、専用のITツールを利用するのも一つの手です。しかし、メンバーのITリテラシーのレベルが一定とは限りません。どんなに便利でも、ITリテラシーの高くないメンバーに使い方を教育しなければならないようなITツールは、かえって非効率になってしまいます。そこで、この問題を一気に解決するツールをご紹介します。
 
共有認識のなさが残業の増加と人間関係の破たんをもたらす
会社は組織であるため、何か仕事を行うときはチームで動くことが基本になります。そして、チームで働くうえで最も重要なのは、ほかのメンバーが、今何をしているかを把握していることです。それぞれが現在どういった状況であるのかが分かっていれば、何か困ったことがあった際に誰に助けを求めればよいのか、逆に自分の手が空いているときに誰を手伝えばよいのかが分かるため、仕事の効率化が図れます。
 
これに対し、メンバー同士に共有認識がないチームは常にバラバラで、何か困ったことがあったときに誰に助けを求めればよいか分からず、無駄な確認作業が多くなります。結果として、残業が増えることになります。また、情報共有ができていないことで「聞いていない」「知らなかった」といった食い違いが起きやすく、互いの信頼関係にもひびが入ってしまいます。これでは、仕事が非効率になるばかりか、いずれは人間関係の破たんをもたらすことにもつながりかねません。 
 
こうした事態を避けるための手段は、できるだけ早く講じなくてはなりません。なぜなら時間が過ぎれば過ぎるほど、人が増えれば増えるほど、情報共有にかかるコストと信頼関係を回復するためにかかるコストは増していくばかりだからです。
 
新たなツールを導入する際の問題点
チーム内のメンバーに情報共有の重要性を認識してもらい、仕事の効率化を図るにはいくつかの方法があります。例えば、定例会議や朝礼もこうした方法のひとつ。しかし、こうした手段は対面でのコミュニケーションは活発化しますが、時間的なコストがかかるうえ、外勤チームと内勤チームのスケジュール的なすれ違いなども多く、継続していくのも簡単ではありません。また、メーリングリストで情報を共有する方法もありますが、この場合、情報の発信と受信にタイムラグが生じます。加えて、長文になりがちなメールというツールの性質上、仕事のやりとりだけであれば問題ありませんが、気軽なコミュニケーションやリアルタイムでの情報共有には向いていません。
 
こうした情報共有の手法やツールの問題点を解消する新たな業務効率化ツールとしてビジネスチャットがあります。ただし、ビジネスチャットの導入を検討したとしても、また別の問題点が出てきます。それは新たなツールの使い方をチームのメンバー全員に教育するコストです。さまざまなツールを使いこなしているメンバーもいれば、最近スマホを使い始めたばかりといったメンバーもいるなど、チーム内のITリテラシーに差があればあるほど、そのコストは増していき、かえって非効率となってしまいます。
 
誰もが簡単に扱えるビジネスチャット
前項で従来からある情報共有手段のデメリットと新たな業務効率化ツールを導入する際の課題についてご説明してきました。情報の共有認識を持ち、仕事の効率化を図ることが簡単ではないことはお分かりいただけたかと思います。そこでやはり求められるのは、教育コストのかからない新たな業務効率化ツールです。
 
教育コストがかからないということはどういうことか? それはITリテラシーのレベルに関わらず、誰もが簡単に扱えるツールであるということです。このようなツールであれば導入段階での教育コストをほぼゼロにすることも夢ではありません。そして、それを実現しているのが、「LINE WORKS(ラインワークス)」です。
 
LINE WORKSは、今や日本国内で6,800万人以上(※)の人が利用しているメッセンジャーツールであるLINEの使い勝手を踏襲しているため、ITリテラシーのレベルに関わらず直感的な操作が可能。誰もが簡単に扱えるビジネスチャットなのです。
 
 
※LINE株式会社 2016年4月-9月媒体資料より