※Works Mobileは2017年2月よりLINE WORKSにサービス名称を変更しました。
ビジネスにおいては、メーリングリストを使って外部の人にメールを送信するケースが多々あります。例えば、お問い合わせ対応用のメーリングリストでお客さまに返答したり、メールマガジン用のメーリングリストを使って、メルマガを見込み顧客に送信したり。通常、これらのケースでは、複数のメンバーが一つのチームとして業務に対応している場合が多いので、個々のメールアドレスではなく、チームの代表メーリングリストを使ってメールを送信します。そこで問題になるのが、メーリングリストによるメールの送受信です。メーリングリストを使ってメールを送受信するためにメーラーを切り替えたり、設定を切り替える必要がある場合は、大変な手間とコストですよね。今月、12月8日にリリースされたWorks Mobileのアップデートでは、メーリングリストによるメール送信機能が追加されました。この機能を使えば、メーリングリストを使ったメール送受信時のこれら手間とコストから開放されます。
ビジネスにおいては、メーリングリストを使って外部の人にメールを送信するケースが多々あります。例えば、お問い合わせ対応用のメーリングリストでお客さまに返答したり、メールマガジン用のメーリングリストを使って、メルマガを見込み顧客に送信したり。通常、これらのケースでは、複数のメンバーが一つのチームとして業務に対応している場合が多いので、個々のメールアドレスではなく、チームの代表メーリングリストを使ってメールを送信します。そこで問題になるのが、メーリングリストによるメールの送受信です。メーリングリストを使ってメールを送受信するためにメーラーを切り替えたり、設定を切り替える必要がある場合は、大変な手間とコストですよね。今月、12月8日にリリースされたWorks Mobileのアップデートでは、メーリングリストによるメール送信機能が追加されました。この機能を使えば、メーリングリストを使ったメール送受信時のこれら手間とコストから開放されます。
本機能では、メーラーや設定を切り替えることなく、メーリングリストを使ってメールを送受信できます。使い方は簡単です。メール作成時に、送信元アドレスでメーリングリストを選択してメールを送信するだけです。また、メーリングリストを使って送信した場合、送信したメールはメーリングリストに含まれる他のメンバーにもBCCで送信されます。このため、どのメンバーがメールを送信してもメンバー全員が送信したメールの内容を把握することが可能です。


尚、送信元でメーリングリストを選択するためには、あらかじめ管理者またはグループの管理権限を有しているグループマスターのメンバーが、メーリングリストを送信元アドレスとして使用することを許可する必要があります(特定のメンバーだけが送信元アドレスにメーリングリストを使えるようにすることもできます)。


Works Mobileを使えば、メーリングリストを使ったコミュニケーションも手間とコストをかけずに実現できます。
「送った次の日には返信が来て欲しい」というスピード感のメールと異なり、チャットではリアルタイムのやり取りが基本。打ち合わせ中や顧客訪問、接客中など、すぐに確認できない場面でも、長くても数時間程度のタイムラグでキャッチアップできるので、メールよりも早いスピードでやり取りができます。回答するときも、「了解」を伝えたいだけであれば、ひと言で返信したり、スタンプをひとつ送るだけでいいので、書く時間を大幅に短縮できます。
社内のアドレス帳から相手を検索し、メールの件名を考えて書き、「〇〇部 〇〇さま お疲れ様です、△△です。いつもお世話になっております」から始まる挨拶文を書いて、やっと本題・・・。こんな作業はチャットでは不要です。「〇〇の件ですが」といきなり本題に入れるのがチャットのメリットです。
CCによる同報メールや、メーリングリストに入ってくるメールなど、メールは量が多くなりがちです。本来自分が直接対応すべき大事なメールが埋もれてしまい、見逃したり、見つからなくなったりするということは多いもの。チャットでは相手が誰かが明確に決まっているため、大事なやり取りを見失うことなく即座に対応できます。また、多くのビジネスチャットでは検索機能を備えているため、後から、あれなんだっけ?と探す場合にも、個人向けの無料チャットツールと異なり、検索して見つけることができるのも便利なポイントです。
個人向けサービスの流れを受けて、多くのビジネスチャットではスタンプを用意しています。「OK!」「Thank You!」など、表情豊かなキャラクターが自分の代わりに言ってくれるスタンプを使うことで、ともすれば無味乾燥で事務的になりがちなテキストメッセージのやり取りが、生き生きしたものになります。メールでは率直に言いづらいことや、相手に誤解を与えてしまうかも、という内容でも、スタンプを交えてカジュアルにやりとりをすることで、相手を不快にさせず、自分の気持ちを相手に伝えることができます。メールではいつも真面目でかしこまった人だと思っていた他部署の担当者が、チャットではスタンプ連発で楽しい人だった!なんてことも。社内のコミュニケーションを良くしてくれるのは間違いありません。