LINE WORKS 公式ブログ(旧)

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気持ちがつたわる

naiteisya
こんにちは!
先月ワークスモバイルに入社し、暫定最年少社員になった村田です。

先日、経団連加盟企業における新卒採用選考がスタートしました。およそ3年前、私も田舎から出てきて、都会での就活に翻弄されていた日々を懐かしく感じます。今回は、就活生の目線に近い(?)立場の人間として、新卒採用に関するお話をお届けします。

内定者のフォローアップどうしていますか?
近年の新卒採用市場は「売り手市場」だといわれています。株式会社マイナビの調査によると、18年卒の新卒採用予定数は全体平均で前年実績比17.8%増との結果が出ており、企業の採用意欲は年々増加しています。これは就活生にとってはかなり優位な状況であり、複数の内定を獲得する学生も多いはず。

採用スケジュールが長期化しがちな現状も考慮すると、内定者フォローアップの重要性は非常に高いといえるでしょう。今思い返すと、私も新卒採用の内定者時代に様々な内定者フォローアップの取り組みをしていただき、「入社する」という選択に少なからず影響を受けたように思います。

内定者フォローアップに使えるLINE WORKS
とはいえ、企業によっては数百人を超える内定者のフォローアップは容易なことではなく、近頃はいわゆる「内定者SNS」を活用する企業も増えています。実はLINE WORKSはそんな内定者SNSの代替としても強くおすすめできるツールなんです。内定者フォローアップとしてLINE WORKSが使えるポイントをご説明します。

コミュニケーションをもっと気軽にできる
内定者フォローアップにおいて、内定者が人事・採用担当者に気軽に相談できる環境は非常に重要です。とはいえ、直前まで就活をしていた内定者にとって企業の人事・採用担当者は恐れ多い存在です(実際私もそうでした・・・)。結果的に、相談したいことがあってもなかなかできない、といった課題が生まれがちです。

LINE WORKSのトークを使えば、内定者と人事・採用担当者間で気軽に1対1でやりとりでき、文章だけでは十分に伝えられない感情をスタンプで伝えることもできます。どうしても固くなりがちなメールと異なり、より会話に近い雰囲気を実現することが可能です。また、グループ機能を活用すれば、内定者同士の繋がり強化も期待できます。
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使いこなすハードルが圧倒的に低い
内定者SNSにつきまとう課題が利用率の低さです。そもそも内定者SNSはアクセスしてもらえないものだと考えた方がいいかもしれません。「PCを開く→メールをチェックする→サイトにアクセスする→IDとパスワードを入力してログインする」プロセスは、モバイルファーストの世代にとって私たちが想像する何倍も手間がかかることです。

LINE WORKSはスマホアプリでもWebでもサービスを提供しており、若い世代の多くが使用しているLINEの使いやすさを踏襲しています。そのため、利用率の低さを気にする必要がないどころか、むしろ能動的に使いこなしてくれることも期待でき、使いこなすハードルが圧倒的に低いツールだといえるでしょう。

活用事例
NTTデータ ジェトロニクス様は、内定者・新入社員のフォローアップツールとしてLINE WORKSを活用いただいています。LINE WORKSによって、内定者・新入社員から気軽に相談を受ける機会が増え、全体への情報共有が徹底されるようになりました。結果的に人事担当者の業務負荷は半分になっています。

「LINE WORKSを導入した今年は、研修内容についての不安や人間関係の相談ごとなどを、個別に気軽に連絡してもらえるようになったので、個々人の状況がよく分かるようになり、フォローがしやすくなりました。スタンプを使って堅い話を少し和らげるなど、Eメールではできない柔らかいコミュニケーションができるのもフォローに役立っていますね。」
NTTデータ ジェトロニクス様の事例


LINE WORKSはトライアルとして30日間無料でご利用いただけます。今年度の内定者のフォローアップに向けて、早速お試しください。

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よりよい職場づくりには、社員同士のコミュニケーションの質を上げることが欠かせません。コミュニケーションの質をあげるために、職場におけるコミュニケーションを構造化し、課題と解決方法を考えてみました。


職場におけるコミュニケーションってなんだろう

職場におけるコミュニケーションは業務の生産性に直結します。しかし、一口にコミュニケーションとはいってもその種類は千差万別であり、その中で課題を発見することは容易なことではありません。人材・教育関連のコンサルタントを手がける株式会社アール・ティー・エフ 代表取締役の福田敦之氏によれば、「ヨコ・タテ・全社」の3つの流れに着目することが、社内コミュニケーションにおける問題発見を手助けすると言います。

「ヨコ」は、同期や同僚、職場内を指します。この流れが悪いと、重複作業や確認漏れによってチームとして仕事を進めていくスピードが鈍ったり、部門横断的なプロジェクトでは情報共有の不足により、プロジェクトが停滞するような事態に陥るかもしれません。

「タテ」は、上司・部下間、会社の経営陣と従業員間の関係を表します。この流れが滞ることで、問題発生時に組織としての対応が遅れることにも繋がりかねません。

最後の「全社」は、会社としての一体感に関わるものです。経営状況が悪化しているのに従業員の危機感が希薄だったり、コンプライアンスなどの重要事項を社員全員に正しく共有できていないようなケースが想定されます。


改善するためにできること

では、上記で述べた「ヨコ・タテ・全社」のコミュニケーションの流れを円滑にするにはどのような施策が考えられるでしょうか。

たとえば、「ヨコ」の改善としては、定期的な研修によって部門間や(主任や課長といった)同じ階層でのコミュニケーションを促進することや、より社員自身の意思を尊重した社内公募制度での人材のシャッフルが有効でしょう。

「タテ」のコミュニケーションは、重大なコンプライアンス違反などのリスクを防ぐために多くの企業が頭を悩ませている問題です。「下から上に意見を言いやすい」環境を作っていくことが対策のひとつとしてあげられ、社内SNSによって日常のコミュニケーションをより気軽なものにしようと取り組んでいる企業も多くあります。また、従業員へのアンケート調査、個別面談、チームでの昼食会などの定期イベントを作っていくことも有効かもしれません。

「全社」に関しては、地道できめ細かなコミュニケーションが求められます。最近ではICTを活用して全社的なコミュニケーションを活発化しようとする企業が増えています。例として、社長のメッセージは訓示のような従来の形式ではなく社内ブログを活用することでより親近感を持ってもらったり、グループウェアやビデオ会議システムを通じて、より効率的な情報共有を図る方法があげられます。


グループウェアが効果的

上記であげた改善方法のうち、グループウェアの活用は、社内コミュニケーションの改善に非常に効果的な方法だといえます。グループウェアにはさまざまな機能が搭載されており、「ヨコ・タテ・全社」それぞれのコミュニケーションでメリットがあります。

ヨコのコミュニケーション:外出が多く部内への情報共有を後回しにしがち
外出の多い営業部門などで発生しがちな課題として、情報共有が疎かになりがちなことがあげられます。そこで有効なのがグループウェアのチャット機能です。チャットはメールと違い、件名や過剰な挨拶を入力する必要がありません。モバイル端末を活用すれば、外出先からでも隙間時間を活用してチャットを送信することができ、情報の流通速度が劇的に改善することは間違いないでしょう。

タテのコミュニケーション:チームの状況が正しく把握できていない
チームリーダーやマネージャーが抱えがちな悩みです。営業部門と同様に、さまざまな予定に追われていることも多く、上司が今どこで何をしているのかわからないといったことは起こりがちです。そういったケースには、カレンダーの共有を行うだけで状況は大きく改善するでしょう。さらに、チャット機能を活用すれば上司と部下間の日常的なコミュニケーションのハードルをグッと下げることができます。それまで見えていなかった業務の課題や個人の悩みを把握するのに有効な方法だといえます。

全社的なコミュニケーション:全社への情報周知が行き渡らない
会社の規模が大きくなればなるほど課題となるのが全社への情報共有方法です。メールを使用したり、社内サイトに専用のページを立ち上げるのが一般的な方法です。しかし、メールは日常の連絡に埋もれて見逃され、専用の社内サイトは結局誰も見にこないように・・・といった問題は往々にして起こるものです。そこで有効なのが掲示板機能です。日常の業務コミュニケーションシステムとして活用するグループウェア上での情報共有に統一することで、社員の目に触れる機会が増え、見逃される心配も無くなるでしょう。

職場のコミュニケーションの質が低下すると、組織としての活力が失われます。これを機に、一度自社のコミュニケーションを構造化し、課題を分析してみてはいかがでしょうか。上記でご紹介したコミュニケーションの流れを理解することで、課題と改善策が見えてきます。その改善策としてグループウェアが有効であれば、導入もひとつの手かもしれませんね。

参考: